會議預(yù)約系統(tǒng)軟件教你利用公司空間資源管理策略

　　隨著信息化時代的到來，許多各大中型政企單位紛紛使用會議預(yù)約系統(tǒng)軟件。傳統(tǒng)的會議預(yù)約流程依靠這人工管理，各樓層的會議室預(yù)定情況不能及時得知，如果沒有一套成熟的系統(tǒng)，會經(jīng)常發(fā)生各種矛盾。會議預(yù)約系統(tǒng)可以有效提高空間資源的使用率，避免會議資源沖突，杜絕資源的浪費，同時打造更加智能化、信息化的辦公環(huán)境。

　　在實際工作中，經(jīng)常會有預(yù)訂了8個小時，實際開會只有2個小時的情況，或者預(yù)訂了會議室又不到現(xiàn)場的情況，這些都需要會議預(yù)約系統(tǒng)軟件結(jié)合硬件的方式來解決。還有的企業(yè)有20個會議室可用，但如果發(fā)現(xiàn)在一周中每個會議室只占用一半的房間，您可能會意識到不需要那么多，從而將其改造成其他用途。

　　會議預(yù)約系統(tǒng)軟件是通過先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)和管理技術(shù)，對會議室進(jìn)行集中管理，具有會議室管理、預(yù)定管理、會議管理、用戶管理等功能。會議預(yù)約系統(tǒng)軟件可實現(xiàn)會議室無人值守管理，用戶通過pc后臺+微信小程序+會議門牌終端經(jīng)行會議預(yù)約，多種方式以方便用戶進(jìn)行會議室預(yù)訂。可隨時了解會議室當(dāng)前狀態(tài)和預(yù)定使用情況，并預(yù)訂自己的會議，系統(tǒng)自動通知與會人員，并可通過與多媒體信息發(fā)布系統(tǒng)聯(lián)合使用，可在會議室門口設(shè)置顯示器，顯示會議進(jìn)展信息、通知、公告等，提高了會議室的使用率，節(jié)省會議組織者的時間。

　　會議預(yù)約系統(tǒng)軟件功能作用：

　　1.會議預(yù)約系統(tǒng)軟件一目了然地顯示，多會議室管理，用戶一眼就知道有可用的會議室。用戶可以直接從會議門牌一體機(jī)進(jìn)行預(yù)訂，從而可以輕松地即時安排會議室，同時鼓勵自發(fā)協(xié)作。

　　2.會議可以提前結(jié)束，只需在會議門牌一體機(jī)上輕按一下，即可結(jié)束預(yù)訂，會議室可供其他需要的員工使用。當(dāng)會議被取消時，它會同時自動刪除會議室。這意味著可以騰出房間供其他人預(yù)訂，從而提高利用率并減少浪費。

　　3.會議預(yù)約系統(tǒng)來找出還有哪些其他會議室可用，而無需從一個房間到另一個房間走來走去，然后在任何地方預(yù)訂一個可用空間。

　　4.會議預(yù)約系統(tǒng)軟件與網(wǎng)絡(luò)移動技術(shù)充分結(jié)合，只需要會議申請通過，就會自動提前向與會人員發(fā)送短信、郵件通知和提醒，以免造成缺席、遲到等現(xiàn)象,從而有效地提高會議的執(zhí)行效率。

　　5.會議預(yù)約系統(tǒng)軟件可通過用二維碼、刷卡、指紋、人臉識別等方式進(jìn)行會議簽到。如在系統(tǒng)設(shè)定的時間內(nèi)，無人進(jìn)行會議簽到，系統(tǒng)默認(rèn)會議取消，自動釋放占用的會議室資源。

　　6.可按用戶需求單獨設(shè)定每間會議室的對應(yīng)使用人群，對應(yīng)審批方式和對應(yīng)審批人員。

　　7.管理員有會議室統(tǒng)一調(diào)配權(quán)利，可根據(jù)實際需要進(jìn)行緊急退訂調(diào)整。預(yù)訂人員也可在會議開始前一定時間段內(nèi)靈活地根據(jù)實際情況變化進(jìn)行會議取消和修改。

　　8.會議預(yù)約系統(tǒng)擁有強(qiáng)大的統(tǒng)計功能，可以分析企業(yè)會議室的預(yù)約情況、使用效率、召開次數(shù)、取消預(yù)訂數(shù)等數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，以便企業(yè)管理者進(jìn)行決策日后發(fā)展。

　　會議預(yù)約系統(tǒng)軟件不僅僅節(jié)省了人力，同時還提高了會議效率，對于企業(yè)來說，時間就是金錢，生產(chǎn)效率提高了，那么就可以節(jié)省許多成本。廣州朗歌是一家十多年的會議預(yù)約系統(tǒng)廠家，擁有自主研發(fā)、制造、生產(chǎn)、銷售與售后的團(tuán)隊，致力為各行業(yè)領(lǐng)域設(shè)計專屬的會議預(yù)約系統(tǒng)解決方案，歡迎咨詢。